Montrez à votre assistant comment vous travaillez
La mémoire de votre assistant est enfermée dans un fil, chez un fournisseur. Placez votre contexte là où vit le travail, pour que chaque session le connaisse.
Le comptoir réparation d'un magasin de vélos tourne sur une consigne permanente : avant de promettre une date à un client, vérifier la note de stock du fournisseur, parce que la moitié des pièces sont en rupture cette saison. Le gérant a donné cette consigne à son assistant trois fois déjà, une par discussion, parce que chaque nouveau fil démarre vierge. Ce matin, il la retape une quatrième fois. La consigne est bonne. L'ennui, c'est qu'elle ne vit nulle part où son assistant puisse la retrouver deux fois.
Votre assistant sait suivre votre façon de travailler, jusqu'à la fin de la conversation. Ce qu'il a saisi dans un fil ne passe pas au suivant, ni à l'assistant qu'utilise un collègue, ni à votre téléphone demain. Il s'agit ici de donner à votre façon de travailler une place hors de la discussion, pour qu'une consigne posée une fois continue d'être suivie sans que vous la réexpliquiez.
Pourquoi votre assistant oublie-t-il votre façon de travailler ?
Ce n'est pas tant de l'oubli qu'une question de lieu où la mémoire est gardée. Deux murs séparent une bonne consigne du moment où vous en aurez de nouveau besoin.
La mémoire est enfermée dans le fil. L'essentiel de ce qu'un assistant sait de vos préférences vit à l'intérieur de la conversation en cours. Ouvrez une nouvelle discussion et ce contexte a disparu ; l'assistant est vif, mais de nouveau novice. La consigne donnée lundi ne se rend pas à mardi toute seule.
La mémoire est enfermée chez un fournisseur. Même là où une discussion se souvient d'une session à l'autre, cette mémoire appartient à un seul produit. Changez d'assistant, ou laissez un collègue travailler depuis le sien, et rien ne suit. Historis prend le parti inverse : vous gardez votre historique et vos règles, et vous apportez votre propre assistant, quel qu'il soit aujourd'hui.
Le remède n'est donc pas une meilleure fonction de mémoire dans la discussion. Il est structurel : mettez votre contexte de travail dans le lieu partagé que vous et votre assistant lisez tous les deux. Quand la consigne vit avec vos contacts et votre historique, une nouvelle session ne démarre pas vierge : elle démarre en lisant ce qui est déjà écrit.
Est-ce un fait ou un comportement ?
Avant de noter quoi que ce soit, mieux vaut trier. Presque tout ce que vous diriez à un assistant est l'une de deux choses, et chacune a sa place. Un fait est quelque chose qui est ou était vrai. Un comportement est quelque chose à faire quand une situation se présente. La grammaire trahit lequel : « X est Y » est un fait, « quand X, faire Y » est un comportement.
| Ce que vous voulez noter | Fait ou comportement | Où cela vit |
|---|---|---|
| Marie préfère un appel à un e-mail | Fait sur un contact | Une note sur sa fiche |
| Le fournisseur coupe les commandes J+1 à 15h | Fait sur l'activité | Une note de connaissance |
| Vérifier la note de stock avant de promettre une date de réparation | Comportement | Une règle |
| Les contacts étiquetés VIP reçoivent l'aperçu avant chaque lancement | Comportement | Une règle |
Réussissez ce tri et le reste est facile. Les faits vont là où vous pouvez les relire, sur le contact ou à l'échelle de l'activité ; les comportements vont là où votre assistant peut les saisir au moment où il agit. La suite de ce texte porte sur la seconde colonne : ce qu'est une règle, et comment la bonne remonte quand il le faut.
À quoi ressemble une règle que votre assistant peut suivre ?
Une règle dans Historis est un court markdown que vous écrivez une fois. Elle a un titre, un corps qui énonce un seul comportement en langage impératif clair, une poignée de mots-clés et, au besoin, les contacts précis qu'elle concerne. Elle porte un interrupteur actif, pour mettre une règle en sommeil hors saison sans la supprimer, et une portée, pour s'appliquer à toute l'organisation ou à une seule équipe. Voici la consigne du comptoir réparation, écrite comme une règle :
# Vérifier le stock avant de promettre une date de réparation
Quand un client demande quand une réparation sera prête, vérifiez la
note de stock du fournisseur pour la pièce avant de vous engager. Si
elle n'est pas en stock, donnez une fourchette, jamais un jour ferme.
Vous étiquetteriez cette règle avec des mots-clés comme reparation, stock et livraison, les mots qu'un brouillon sur une réparation contiendra sans doute. Gardez un comportement par règle : une règle qui essaie de dire trois choses est plus dure à faire remonter et plus dure à relire. Une seconde règle, restreinte aux personnes qu'elle nomme, pourrait dire :
# Proposer l'aperçu aux contacts VIP
Quand vous notez une commande ou une demande d'un contact étiqueté VIP,
proposez-lui l'aperçu privé avant la sortie de la prochaine collection.
Celle-là, vous la lieriez à la poignée de contacts étiquetés VIP, pour qu'elle remonte sur leurs entrées en particulier, pas sur celles de tout le monde. Les mots-clés attrapent un sujet ; les contacts liés attrapent une personne. La plupart des règles s'appuient sur l'un ou l'autre, et les bonnes se lisent comme ce que vous diriez vraiment à une nouvelle recrue.
Comment la bonne règle remonte-t-elle au bon moment ?
Une règle n'est utile que si elle apparaît quand vous en avez besoin, pas quand vous partez la chercher. Alors, au moment où votre assistant s'apprête à noter quelque chose, il peut demander lesquelles de vos règles s'appliquent au brouillon. Cet appel, c'est find_applicable_rules.
Le serveur fait avec le brouillon quelque chose de volontairement simple. Il découpe le texte en mots et les aligne sur les mots-clés et les contacts liés de chaque règle. Les règles qui recoupent reviennent en entier, la plus spécifique d'abord. Votre assistant les lit, applique ce qui colle vraiment à la situation, puis, quand il enregistre l'entrée avec create_event, il note les règles utilisées dans applied_rule_ids. Ce dernier geste est l'essentiel : l'entrée elle-même dit quelles consignes l'ont façonnée, si bien que, des semaines plus tard, vous voyez non seulement ce qui a été écrit mais pourquoi.
Rien ici ne lit dans vos pensées. La correspondance est un recoupement de mots que vous pourriez prévoir à la main, et la décision revient à votre assistant, pas au serveur. En clair : votre assistant reçoit les consignes pertinentes au moment exact où elles s'appliquent, puis note celles sur lesquelles il s'est appuyé.
Où vont plutôt les faits durables ?
Les comportements vont dans les règles ; les faits ont aussi besoin d'une place, et ce n'est pas la même. Le plus simple est le plus ancien : une note sur la fiche d'un contact. Marie préfère un appel, ce client paie toujours en retard, ce fournisseur livre le jeudi : ce sont des faits sur une personne, et une ligne sur le contact est le bon endroit pour eux. C'est le choix par défaut, et pour la plupart des faits il suffit.
Certaines choses dépassent un seul contact. Une décision prise sur les prix, une observation sur le déroulé d'une saison, une réflexion à garder pour l'an prochain : cela relève d'une note de connaissance, écrite, étiquetée comme décision, réflexion ou observation, et liée aux contacts et événements qu'elle concerne. Votre assistant peut en ajouter une pour vous et les parcourir ensuite, par texte intégral toujours, et par le sens quand votre organisation fait tourner son propre service d'embeddings. Comme toute entrée d'un assistant, une note qu'il écrit porte le losange ◆, la marque des entrées ajoutées par un assistant : datée, signée et corrigeable, pour que vous sachiez toujours ce qui vient de vous et ce qui vient de lui. Le principe tient d'un bout à l'autre : les faits vont dans les notes, les comportements vont dans les règles.
Ce que les règles ne sont pas
Il vaut la peine d'être clair sur la limite, car la version honnête rassure plus qu'une promesse de magie. Une règle est du texte récupéré, pas un moteur d'automatisation. Rien ne se déclenche de soi-même. Le serveur ne lit jamais une règle pour agir dessus ; il stocke le markdown, le fait correspondre par mot-clé et par contact, et le renvoie. C'est votre assistant qui lit la consigne et décide quoi faire, et s'il ne demande pas les règles, rien ne se passe.
C'est une limite, et c'est aussi tout l'attrait. Une règle fait exactement ce que vous lisez sur la page, pas plus, et ne change rien dans votre dos. Vous ne câblez pas des déclencheurs en espérant qu'ils se tiennent ; vous écrivez votre façon de travailler, en mots, et vous faites confiance à un assistant que vous avez choisi pour les suivre. Quand vous voudrez le compte rendu complet des raisons de cette séparation, l'architecture sans IA côté serveur l'explique en détail.
Enseignez-la une fois
Le gérant du comptoir réparation n'a pas à retaper sa consigne une cinquième fois. Écrite comme une règle, elle attend avec ses données, et le prochain assistant qui note une réparation, dans un nouveau fil, sur n'importe quel appareil, la reçoit au moment où elle s'applique. C'est le basculement : votre façon de travailler cesse de vivre dans une fenêtre de discussion qui se réinitialise, et se met à vivre dans la mémoire de votre activité, chaque entrée datée et signée. Connecter un assistant pour la lire et l'écrire, c'est la même installation en cinq minutes que tout le reste. Enseignez-la une fois, et chaque session démarre en la connaissant.
Questions fréquentes
- Comment faire pour que mon assistant se souvienne de ma façon de travailler ?
- Notez l'instruction là où vit le travail au lieu de la retaper dans chaque discussion. Dans Historis, un comportement récurrent devient une règle : un court markdown que votre assistant récupère avant de noter quelque chose, étiqueté par mots-clés et lié aux contacts concernés. Comme la règle vit avec vos données et non dans un seul fil, une nouvelle session ou un autre assistant lit la même instruction.
- Quelle est la différence entre une note et une règle ?
- Une note enregistre un fait : quelque chose qui est ou était vrai, comme la préférence d'un contact ou l'heure limite d'un fournisseur. Une règle enregistre un comportement : quoi faire quand une situation se présente, comme vérifier le stock avant de promettre une date. Le test tient à la grammaire. Si ça se dit « X est Y », c'est une note ; si ça se dit « quand X, faire Y », c'est une règle.
- Mon assistant applique-t-il les règles tout seul ?
- Non. Rien ne se déclenche de soi-même. Avant que votre assistant note une entrée, il peut demander quelles règles s'appliquent ; le serveur renvoie celles qui correspondent sous forme de texte, et votre assistant décide quoi en faire. S'il ne demande jamais, rien ne se passe. Les règles sont des instructions qu'il récupère et applique, pas un moteur qui tourne sur le serveur.
- Puis-je écrire des règles sans utiliser d'assistant ?
- Oui. L'écran Règles de l'application permet d'écrire une règle à la main : un titre, le corps en markdown, ses mots-clés, les contacts qu'elle lie, une portée organisation ou équipe, et un interrupteur actif. Une règle écrite là est récupérée exactement de la même façon que celle rédigée par votre assistant. L'application et l'assistant sont deux portes vers la même liste.
- Où doivent aller les faits durables sur un contact ?
- Une simple note sur la fiche du contact est l'endroit le plus évident pour un fait sur une personne, et cela reste le choix par défaut. Pour quelque chose de plus large qu'un seul contact, une décision prise, une observation sur une saison, une réflexion à garder, il y a les notes de connaissance : étiquetées et liées aux contacts et événements concernés, et consultables ensuite. Les faits vont dans les notes ; les comportements vont dans les règles.